Personvernpolicy for NCC AB

Hvilke personopplysninger vi deler personopplysningene dine med avhenger av hvordan du samhandler med oss. Vi samler bare inn personopplysningene vi trenger, hovedsakelig i følgende kategorier av personopplysninger:

• Identitetsopplysninger. Opplysninger som gjør det mulig å identifisere deg, f.eks. navn og eventuelt personnummer eller tilsvarende.
• Kontaktinformasjon. Opplysninger som gjør det mulig å kontakte deg, f.eks. adresse, e-postadresse og telefonnummer.
• Brukergenererte opplysninger. Opplysninger om din aktivitet og bruk av våre nettsteder og våre digitale kanaler, som klikk og besøk og annen atferd på våre nettsteder og i våre digitale kanaler.
• Bestillingsinformasjon. Opplysninger om bestilt vare eller tjeneste, f.eks. varen eller tjenesten, pris og leveringstid eller oppdragstid.
• Faktureringsinformasjon. For eksempel betalingsvilkår, kostnadssted eller referansenummer, antall timer, involvert personale.
• Profilinformasjon. Opplysninger om profilen din, f.eks. tittel, navn og adresse til selskapet eller organisasjonen du tilhører og avdeling.
• Bilde- og lydmateriale. Opplysninger som bildet og stemmen din som er fotografert eller tatt opp, f.eks. fotografi, film eller lydopptak.
• Kommunikasjon. Innhold i kommunikasjon med oss, f.eks. innhold i e-postmeldinger eller svar som du gir i forbindelse med en spørreundersøkelse eller gir tilbakemeldinger og kommentarer.
• Teknisk informasjon. Teknisk informasjon om enheten du bruker når du besøker nettstedet vårt eller digitale kanaler, f.eks. enhetstype, nettleserversjon og operativsystem

Hvis det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen av personopplysninger, kan vi i enkelte tilfeller også samle inn og behandle andre typer personopplysninger.

Vi bruker personopplysningene dine blant annet når du bruker nettstedet vårt og våre digitale kanaler, når vi leverer tjenestene og produktene våre til deg, selskapet ditt eller organisasjonen din, når du kommuniserer med oss, for å oppfylle rettslige krav og overholde gjeldende lovgivning.

Les mer nedenfor om hvorfor vi bruker personopplysningene dine i ulike tilfeller. All behandling av personopplysninger trenger ikke gjelde for deg, men hvilken behandling du omfattes av avhenger av hvordan du samhandler med oss.

Legge igjen informasjon og kommunisere nyheter

Hvis du abonnerer på nyhetsbrev, kataloger, pressemeldinger og lignende informasjon om NCC og dets virksomhet eller bestiller slik informasjon i enkelttilfeller, behandler vi personopplysningene dine for å gi deg ønsket abonnement eller informasjon.

Du har muligheten til å kommunisere med oss om spørsmål eller gi oss tilbakemeldinger om våre tjenester og vår virksomhet, f.eks. via e-post eller på våre nettsteder. Hvis du gjør det, vil NCC behandle personopplysningene dine med det formål å besvare spørsmålene dine eller håndtere tilbakemeldingene dine.

Tilbud, kjøpsforespørsler og bestillinger

Hvis du sender en tilbudsforespørsel eller forespørsel om kjøp av våre produkter eller tjenester til oss, f.eks. via e-post eller på et av nettstedene våre, eller hvis du foretar en bestilling av produkter (f.eks. asfalt) eller tjenester, vil NCC behandle personopplysningene dine med det formål å besvare og håndtere forespørselen samt gjennomføre bestillingen din og fakturere deg.

Håndtere og svare på henvendelser og meldinger i våre forretningsportaler

Bedriftskunder og leverandører i NCC har tilgang til noen av våre forretningsportaler der du som kontaktperson blant annet kan se og administrere pågående prosjekter og avtaler, levere anbud og administrere fakturaer. Hvis du som kontaktperson hos bedriftskunde eller leverandør i NCC bruker disse funksjonene, vil NCC behandle personopplysninger med det formål å kunne håndtere den pågående relasjonen og for å besvare og evaluere anbud.

Slik kontakter du kunder i forbindelse med markedsføring (gjelder kun i Finland)

NCC innhenter og behandler personopplysninger med det formål å kontakte kunder, markedsføre NCCs produkter og tjenester, deriblant målrettet e-postmarkedsføring, nettannonsering og personlige salgstelefoner.

Kundeinnsikt (KYC) av leverandører, samarbeidspartnere og bedriftskunder, samt toppledere

I forbindelse med at en leverandør eller en bedriftskunde har til hensikt å inngå en forretningsforbindelse med NCC, behandler vi personopplysninger om toppledere hos leverandørens eller kundens virksomhet for å kunne gjennomføre kundeinnsikt (KYC). Slike kundeinnsikt skjer som en del av vår standardprosedyre før det inngås avtale med nye leverandører og bedriftskunder, med det formål å gjøre det mulig for NCC å ta informerte forretningsbeslutninger.

Opprette personlige brukerkontoer på våre nettsteder og i våre forretningsportaler

Noen av NCCs nettsteder og forretningsportaler gjør det mulig for brukere å opprette personlige brukerkontoer med innlogging. Hvis du oppretter en konto, vil NCC behandle personopplysningene dine med det formål å opprette og administrere personlig brukerkonto, opprette innloggingen og gi deg tilgang til kontoen din.

Håndtere klager og oppfylle våre garantiforpliktelser for produkter

Hvis du klager på våre produkter eller tjenester, f.eks. via et av nettstedene våre eller via e-post, vil NCC behandle personopplysningene dine med det formål å undersøke, håndtere og besvare klagene dine for å oppfylle våre garantiforpliktelser.

Administrere påmelding til og deltakelse på arrangementer, kurs og informasjonsmøter

Hvis du melder deg på arrangementer eller kurs, f.eks. via på av våre nettsteder eller via e-post, vil NCC behandle dine personopplysninger med det formål å kunne administrere og besvare dine interessemeldinger og påmeldinger. Hvis du melder deg på et arrangement eller et kurs, vil vi også bruke personopplysningene dine til å gjennomføre arrangementet eller kurset, f.eks. sende innkalling.

Administrere interessemeldinger for næringseiendommer

Hvis du sender en interessemelding om næringseiendommer, f.eks. på et av våre nettsteder eller via e-post, vil NCC behandle personopplysningene dine for å kunne administrere og besvare interessemeldingene dine.

Markedsføre NCC i sosiale medier

NCC har aktive profiler i sosiale medier, for eksempel Facebook, Instagram, LinkedIn og YouTube. På disse plattformene kan NCC publisere artikler, bilder og videoer med det formål å markedsføre NCC.

Følge opp bruken av og muliggjøre funksjonalitet på våre nettsteder og digitale kanaler

Det er viktig for oss å forstå hvordan våre nettsteder og digitale kanaler brukes, slik at vi hele tiden kan forbedre våre nettsteder og våre digitale kanaler. Vi behandler derfor personopplysningene dine for dette formålet, for eksempel når vi samler inn og analyserer besøks- og brukerstatistikk om hvordan nettstedet, digitale kanaler og tjenester brukes. For å muliggjøre funksjonalitet på nettstedene våre, for eksempel ved å huske innstillingene dine, bruker vi personopplysningene dine når det er nødvendig for å kunne gi deg en bedre brukeropplevelse på nettstedet.

Opprette trafikkreguleringsplaner

Hvis du ber om å opprette en trafikkreguleringsplan, for eksempel via et av nettstedene våre eller via e-post, vil NCC behandle personopplysningene dine med det formål å håndtere forespørselen din, kommunisere med deg og fastsette trafikkreguleringsplanen.

Informere om sprengningsarbeid og andre tiltak som kan påvirke bygg i forbindelse med våre byggeprosjekter

NCC behandler personopplysninger om huseiere og andre berørte parter og interessenter for å informere om f.eks. sprengningsarbeid og andre tiltak som kan påvirke eiendommer i forbindelse med våre byggeprosjekter.

Besøksregistrering og adgang til våre arbeidsplasser

Hvis du besøker en av våre arbeidsplasser, behandler vi personopplysningene dine for å kunne registrere deg som besøkende, administrere parkeringstillatelser og gi deg tilgang til våre lokaler.

Følge opp, utvikle, dokumentere og forbedre virksomheten

Vi behandler personopplysningene dine når vi gjennomfører overordnede analyser for å følge opp, utvikle og forbedre vår virksomhet, våre forretningsmetoder og -strategier. Vi behandler også opplysningene dine til å dokumentere virksomheten vår, for eksempel til å administrere og lagre avtaler, beslutningsgrunnlag, protokoller og presentasjoner, der det er aktuelt.

Sikre samsvar med våre retningslinjer, policyer, prosedyrer og gjeldende lovgivning, inkludert revisjoner og undersøkelser i forbindelse med dette

NCC behandler personopplysninger der det er aktuelt for å sikre at leverandører, bedriftskunder og andre organisasjoner som NCC har kontakt med (f.eks. i forbindelse med samarbeid) og dets medarbeidere, samt ledere etterlever og bruker våre retningslinjer, policyer, prosedyrer (f.eks. NCCs atferdsregler for leverandører) og gjeldende lovgivning. Slik behandling kan f.eks. omfatte verifisering av kjørelogger og fakturaer, samt tiltak mot antikorrupsjon og bekjempelse av bestikkelser, og kan skje som følge av rutinekontroller fra NCCs side, eller hvis vi har grunn til å mistenke at det er snakk om kritikkverdige forhold eller lovbrudd. I unntakstilfeller, ved konkrete mistanker om lovbrudd, kan vi gjennomføre etterforskning som bl.a. kan omfatte besøk på stedet, gjennomgang av e-postkorrespondanse og materiale fra kameraovervåkning samt intervjuer av berørte personer.

Håndtere og oppfylle rettslige krav

Vi bruker personopplysningene dine hvis det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettslige krav, f.eks. i forbindelse med en tvist eller en rettsprosess.

Håndtere varslingsrapporter

NCC behandler personopplysninger om personer som forekommer i varslingsrapporter for å kunne motta, undersøke og gi tilbakemelding om slike rapporter, samt for å kunne iverksette korrigerende tiltak.

Oppfylle rettslig forpliktelse

NCC behandler personopplysninger med det formål å oppfylle rettslige forpliktelser, f.eks. skatte- og rapporteringsforpliktelser.

Vi samler inn personopplysninger fra:

• Deg. Vi samler inn personopplysningene du selv oppgir til oss, for eksempel i forbindelse med bruk av våre nettsteder og andre digitale kanaler eller når du kontakter oss.
• Medarbeidere. Vi kan samle inn personopplysninger om deg fra medarbeidere som oppgir personopplysningene dine til oss, f.eks. i forbindelse med kommunikasjon eller når medarbeideren frivillig oppgir opplysningene dine til oss eller i forbindelse med mottak av varslingsrapporter.
• Samarbeidspartnere. Vi kan samle inn personopplysningene dine fra samarbeidspartnere, for eksempel i forbindelse med at vi gjennomfører et arrangement eller en annen aktivitet sammen med en slik samarbeidspartner. Når vi gjennomfører kundeinnsikt (KYC) om toppledere hos kunder og leverandører, kan data også innhentes fra uavhengige selskaper som hjelper oss med slike undersøkelser. Vi kan også innhente opplysninger fra kredittopplysningsbyråer.
• Sosiale medier. Hvis du besøker våre kanaler på sosiale medier, samler vi inn de personopplysningene du oppgir til oss via disse kanalene, f.eks. for å besvare spørsmål du har eller for å kommunisere med oss, vår virksomhet eller våre tjenester og tilbud.
• Konsernselskaper. Selskapene i NCC-konsernet samarbeider med hverandre og deler derfor opplysninger seg imellom, f.eks. i forbindelse med kommunikasjon for administrasjon av kunde- og leverandørforhold.
• Eksterne personer. Vi kan også samle inn personopplysninger om deg fra eksterne personer som oppgir personopplysningene dine til oss, for eksempel i forbindelse med kommunikasjon eller et arrangement eller en annen aktivitet, eller i forbindelse med mottak av varslingsrapporter.
• Offentlig tilgjengelige informasjonskilder. Vi kan samle inn personopplysninger om deg fra offentlig tilgjengelige kilder, som myndigheter og offentlige registre, f.eks. bedriftsengasjement for å håndtere bestillinger og administrere forholdet til bedriften eller organisasjonen du tilhører.

NCC-selskapet som leverer det nettstedet du besøker, er vanligvis behandlingsansvarlig for slik behandling av personopplysninger i samsvar med denne informasjonsteksten.

NCC-selskapet som bedriften din har en forretningsrelasjon med, er normalt ansvarlig for håndtering av opplysninger i våre forretningsportaler innenfor rammen av avtaleforvaltning og anbud.

Respektive NCC-selskaper er ansvarlige for kundeinnsikt, brukerkontostyring i våre forretningsportaler og rapporter om brudd på NCCs retningslinjer og policyer, og for å oppfylle sine egne rettslige forpliktelser og for å fastsette og gjøre gjeldende rettslige krav.

Vi iverksetter tiltak for å sikre at personopplysningene vi behandler alltid er beskyttet, og at behandlingen vår skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning og våre interne retningslinjer og rutiner. Informasjonssikkerhet og sikring av hensiktsmessig personvern er viktig for oss. Vi har som mål å gjennomføre sikkerhetstiltak i samsvar med den internasjonale standarden ISO 27000 for å etablere et hensiktsmessig personvern og forhindre og oppdage videreformidling av personopplysninger til uautoriserte parter.

Nedenfor beskriver vi hvilke mottakere vi deler personopplysningene dine med. Hvilke mottakere vi deler personopplysningene dine med avhenger av hvordan du samhandler med oss. Hvis vi ikke har angitt annet nedenfor, er mottakeren ansvarlig for sin egen håndtering av personopplysningene dine.

Tjenesteleverandører

For å håndtere personopplysninger deler vi personopplysninger med tjenesteleverandører som vi har engasjert. Disse tjenesteleverandørene tilbyr for eksempel IT-tjenester. Når tjenesteleverandørene behandler personopplysninger på våre vegne og i samsvar med våre anvisninger, er de databehandlere for oss, og vi er ansvarlige for håndteringen av personopplysningene dine. Tjenesteleverandørene kan ikke bruke personopplysningene dine til egne formål, og de er pålagt ved lov og avtale med oss å beskytte opplysningene dine.

Konsernselskaper

Selskapene i konsernet samarbeider med hverandre og deler derfor opplysninger seg imellom. I den grad konsernselskaper håndterer personopplysninger på oppdrag fra oss og i samsvar med våre anvisninger, f.eks. for å håndtere oppdraget, er de databehandlere for oss og vi er ansvarlige for håndteringen av personopplysningene dine.

Andre kategorier av mottakere

NCC kan også utlevere personopplysninger til mottakere utenfor NCC-konsernet, for eksempel:

Videre kan NCC utlevere personopplysninger til eksterne parter som IT-leverandører, kommunikasjonsbyråer og andre som leverer tjenester som behandler personopplysninger i samsvar med NCCs anvisninger og oppdrag.

Vi streber alltid etter å lagre personopplysninger innen EU. I noen tilfeller vil personopplysningene dine bli delt med mottakere utenfor EU/EØS-området, f.eks. tjenesteleverandører som vi har engasjert.

For å sikre at personopplysningene er beskyttet, sørger vi for at det finnes egnede sikkerhetstiltak på plass med samtlige tjenesteleverandører som håndterer personopplysningene dine utenfor EU/EØS-området i lys av mottakerlandets lovgivning. Vanligvis inngår vi dataoverføringsavtaler som inneholder såkalte standard avtaleklausuler for overføring av personopplysninger.

Hvis du ønsker mer informasjon om hvilke land utenfor EU/EØS-området vi overfører personopplysningene dine til, og hvilke sikkerhetstiltak vi har iverksatt for å beskytte personopplysningene dine, ber vi deg kontakte oss.

NCC lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene som fremgår av denne informasjonsteksten, med mindre det er nødvendig med en lengre lagringsperiode eller tillatt i samsvar med lokal lovgivning som NCC er underlagt. Vi bruker følgende kriterier for å fastsette lagringsperioden:

• så lenge vi har en pågående relasjon med deg (enten som enkeltperson eller som ansatt i et selskap som er engasjert av NCC),
• så lenge det er nødvendig i samsvar med rettslige forpliktelser som NCC er bundet av (f.eks. skatte- og rapporteringsforpliktelser).
• så lenge som det er passende på bakgrunn av vår rettslige stilling (f.eks. gjeldende foreldelseslovgivning) og
• så lenge det er nødvendig for andre legitime forretningsmessige årsaker (f.eks. følge opp leverandørforhold og dokumentere virksomheten).